Hoe krijg je grip op je organisatie?

Je organisatie is de afgelopen jaren erg hard gegroeid. Maar nu merk je dat je het laatste jaar niet echt een stap vooruit maakt. De managers om jou heen geven aan dat alles goed gaat en delen graag de successen die er zijn met je. Toch zie je elk kwartaal aan de resultaten dat je als organisatie niet groeit en dat de cijfers eerder tegenvallen dan meevallen.

Het wordt tijd om afscheid te nemen van je onderbuikgevoel en flink te investeren in de informatievoorziening. Door de juiste data te gebruiken op het juiste moment heb je inzicht in wat er daadwerkelijk gebeurt in jouw organisatie. Laat die managers maar roepen dat het goed gaat, wie je echt moet geloven is de data. Die is objectief, betrouwbaar en real-time.

Als je er niet voor kiest om te investeren in informatievoorziening zul je zien dat je geen stap vooruit kan maken met de organisatie. Je zal altijd bezig blijven met de dag van gisteren. Data helpt jou en jouw managementteam met de dag van morgen.

Informatievoorziening op orde is stap 1 maar het faciliteren van een datacultuur is net zo essentieel. Je zal zien dat je aansturing als managementteam zal moeten veranderen. Data vraagt om ander type leiderschap, om ander gedrag en overlegstructuren. Het wordt inzichtelijk – soms zelfs pijnlijk – om te zien wat echt goed gaat maar met name wat niet goed gaat.

Leiderschap

Data zorgt ervoor dat de hiërarchie steeds meer uit je organisatie verdwijnt. Door de geautomatiseerde dataverwerking heeft iedereen op alle niveaus inzicht in zijn informatie. Vroeger had de manager meer informatie in handen dan zijn teamleden, waardoor hij tijdens het wekelijk overleg ging bijsturen op basis van de verkregen cijfers, die hij de vergadering ervoor van zijn eigen manager gepresenteerd had gekregen. Zo sijpelde de gehele informatievoorziening door de organisatie heen. Zonder dat we het door hadden waren we eigenlijk continu informatie van de ene naar de andere plek aan het verplaatsen. Met een data platform is dit verleden tijd en kan iedereen overal zijn eigen benodigde informatie inzien. De manager hoeft zijn medewerker dus geen instructies meer te geven in het wekelijks overleg, maar kan daarentegen meer de nadruk leggen op het coachen van zijn medewerkers op het aanbrengen van verbeteringen. Het leiderschap verschuift dus langzaamaan van directief leiderschap naar coachend leiderschap.

Gedrag

In een organisatie met een transparant informatiebeleid is minder ruimte voor politiek. Het achterhouden van informatie om de eigen positie te versterken is niet langer houdbaar. Door de transparantie in de organisatie is voor iedereen zichtbaar welke prestaties geleverd worden en kan iedereen zijn bijdrage leveren om verbeteringen aan te brengen. Het gedrag van de mensen zal constructiever worden, omdat iedereen zicht heeft op de bedrijfsdoelen en ook precies weet wat te doen om deze positief te beïnvloeden. De transparante manier van werken zal ook een bepaald type medewerker aantrekken. Deze medewerkers staan vaak sterk in hun schoenen, omdat ze niet bang zijn om hun eigen – of teamprestaties te delen met de rest van de organisatie. Deze kwetsbaarheid vergt een bepaalde mate van volwassenheid, die terug te zien zal zijn in de betrokkenheid, prestaties en resultaten.  

Overlegstructuur

Onderbuikgevoelens zijn verleden tijd, dus moet de informatievoorziening goed ingebed worden in de overlegstructuur. Het is belangrijk dat de informatievoorziening goed aansluit bij het doel van het overleg. Dit klinkt eenvoudiger dan het is, omdat veel rapportages niet ontwikkeld worden voor een specifiek overleg, maar voor een bepaald team, persoon of rol. Hierdoor sluit de informatievoorziening niet naadloos aan op de onderwerpen van het overleg, waardoor er veel ruis ontstaat door het bij elkaar klikken van de juiste informatie. Als de informatievoorziening wel goed aansluit op het overleg is het belangrijk hierop te durven vertrouwen. Te vaak staat er nog allerlei niet geverifieerde informatie op het rapport, waardoor discussie ontstaat over de juistheid van de gegevens. Dit is zonde van de tijd, omdat deze discussie de organisatie niet verder brengt. Zorg dus dat je 1) de informatie laat aansluiten op het overleg en 2) dat de informatie kwalitatief in orde is.       

Om meer grip te krijgen op je organisatie is de juiste informatievoorziening dus essentieel. In plaats van focussen op het toetsen van de juistheid van informatie verschuift de focus naar het leren van de informatie, waardoor je meer grip krijgt op de interne processen en de externe markt. Het gaat in een datagedreven organisatie steeds minder om het controleren en beheersen van de processen, maar steeds meer om waardecreatie. En als je op alle posities binnen je organisatie continu waarde weet te creëren is the sky the limit.