Zelfsturende processen in een datagedreven organisatie

RSS
Follow by Email
Facebook
LinkedIn

Jannie, zorg jij dat alle benodigde rapportages voor het wekelijks MT overleg voor 12 uur op mijn bureau liggen?” roept Johan enigszins directief uit zijn directiekamer. “Print de rapportages van de afgelopen 8 weken maar uit, zodat we de resultaten met de voorgaande weken kunnen vergelijken“.

Tijdens het overleg komt al snel naar voren dat het ronduit slecht gaat met het voorraadbeheer en de personeelsplanning. Sinds Johan is aangesteld als directeur van de Nederlandse bioscoopketen in 2002 heeft hij de nadruk gelegd op deze 2 bedrijfsfacetten, omdat zijn voorganger er een zooitje van had gemaakt. “Ik constateer dat onze planning nog altijd veel te veel horecapersoneel inzet op doordeweekse dagen en onze voorraad etenswaar is veel te laag voor het startende winterseizoen“, schreeuwt Johan door de kamer. “Ik wil weten WAT de oorzaak is van dit wanbeleid. Kees, jij zoekt dit tot op de bodem uit en rapporteert dit in ons volgende MT overleg. Duidelijk?“.

Na een gedwongen overname van de bioscoopketen in 2012 heeft de kersverse directeur Kees-Jan direct geinvesteerd in een rapportageomgeving. Door de informatielogistiek op orde te brengen heeft Kees-Jan veel meer slagkracht tijdens het wekelijks MT overleg. Het MT dashboard legt direct de problemen binnen de organisatie bloot. “Het is duidelijk dat het slechte weer een negatieve impact heeft gehad op het aantal bezoekers, waardoor overcapaciteit is ontstaan onder ons horecapersoneel. HOE kunnen we zorgen dat dit in de toekomst beter gaat?“, vraagt Kees-Jan terwijl hij fanatiek rondklikt in het MT dashboard. De WAT-vraag heeft hier plaatsgemaakt voor de HOE-vraag, waardoor er direct actie ontstaat.

Begin 2017 loopt Finn – de zoon van Kees-Jan – stage in de bioscoopketen. Hij studeert “Technische Wiskunde” aan de TU Delft en wees zijn vader op de kracht van processturing op basis van wiskundige algoritmes. Nu 5 maanden later sturen twee algoritmes automatisch het inkoopproces en de personeelsplanning aan gebaseerd op tal van parameters, zoals de weersverwachting, vakantieperioden en de IMDB rating van de geprogrammeerde films. “Ondanks de verbetering die we gemaakt hebben door de introductie van het algoritme hebben we afgelopen weekend toch nog een kleine overcapaciteit gehad onder ons horecapersoneel. WAAROM denken jullie dat het algoritme er deze week naast zat, terwijl het de afgelopen weken nagenoeg 100% nauwkeurig was?“, vraagt Kees-Jan aan zijn andere MT leden. “Nou, volgens mij houdt het algoritme alleen rekening met de Nederlandse vakanties, terwijl we steeds meer bezoekers uit Duitsland krijgen. In Duitsland waren de mensen afgelopen week vrij, dus zijn er minder Duitse bezoekers geweest“, merkt René op. “Dat is inderdaad waar, ik laat Finn het algoritme direct aanpassen om deze afwijking uit te sluiten.“, reageert Kees-Jan. “Mooi, verder loopt alles in het proces op rolletjes, zodat we onze waardevolle tijd kunnen besteden aan creatieve zaken, waarmee wij onszelf kunnen onderscheiden van de concurrentie. Karin, had jij nog ideeën over onze programmering voor kleuters?“. “Jazeker, ……..“.

De afgelopen jaren hebben veel bedrijven geinvesteerd in het inzichtelijk krijgen van het proces om hier snel en adequaat op bij te sturen. Door de informatievoorziening onderdeel te maken van de overlegstructuur werd het enerzijds eenvoudiger verantwoording af te leggen (bottom-up) en anderzijds eenvoudiger om sturing te geven aan de organisatie (top-down). De komende jaren gaan we mijns inziens zien dat systemen niet alleen het inzicht verschaffen, maar ook automatisch gaan bijsturen. Het algoritme van Finn is hier een goed voorbeeld van. Door de zelfsturende processen zijn straks minder procesmatig ingestelde medewerkers nodig binnen zogeheten datagedreven organisaties. Desondanks heeft een datagedreven organisatie wel een sterke behoefte aan creatieve, gemotiveerde medewerkers (A-spelers), het soort werk schuift namelijk steeds verder op richting hetgeen computers (nog) niet toe in staat zijn. Denk hierbij aan creatief – en empathisch vermogen, leiderschap en (technologische) innovatiekracht. Kortom, genoeg reden dus om nu al te beginnen met het werven van nieuwe A-spelers en natuurlijk je huidige te koesteren.

Wouter Volkeri