Het BICC: van beheren naar faciliteren

RSS
Follow by Email
Facebook
LinkedIn

De afgelopen jaren hebben veel organisaties de toegevoegde waarde van business intelligence leren kennen. De grote bak met ongebruikte gegevens is gaandeweg getransformeerd in een waardevolle schat aan informatie. Om deze schat aan informatie optimaal te benutten hebben veel organisaties hier een specifieke afdeling voor opgezet, het zogeheten Business Intelligence Competency Center (BICC). Of het BICC een onderdeel moest vormen van het financieele – of IT departement resulteerde veelal in een ellenlange discussie met vele voors en tegens.

Inmiddels zijn veel organisaties die discussie voorbij en draait het BICC op volle toeren. Echter is in onze kenniseconomie de informatiebehoefte dermate gestegen, dat de doorlooptijd per informatieverzoek significant is gestegen. Daar komt bij dat het aantal informatieverzoeken eveneens stijgt, omdat medewerkers plots de mogelijkheden zien ontstaan om binnen de eigen organisatiemuren antwoorden te krijgen op prangende vragen.

Om de doorlooptijd per informatieverzoek terug te dringen is het BICC bij veel organisatie in vogelvlucht met meerdere FTE gegroeid. De toename van het aantal FTE is echter budgettair gelimiteerd, waardoor men hun uitvlucht is gaan zoeken in procesoptimalisatie en de aanschaf van helpdesksoftware. Desondanks is het verwerken van alle informatieverzoeken veelal dweilen met de kraan open. Gevolg hiervan is dat het vertrouwen in het BICC afneemt en men terugvalt in oude patronen, oftewel er ontstaat weer een landschap van zelfgefabriceerde Excel documenten.

De onontkoombare groei van Excel documenten is dus een gevecht dat eigenlijk niet te winnen is. De welbekende uitspraak “if you can’t beat them join them” is inmiddels in BI-land ook aan orde. Met de opkomst van Self-Service BI tools – zoals Power BI – is men op de werkvloer in staat om veel informatieverzoeken zelf te verwerken, waardoor de druk op het BICC zichtbaar afneemt.

Door deze nieuwe trend verandert de rol van het BICC van beheren naar faciliteren. Daarnaast is het signaleren van waardevolle data modellen essentieel, zodat de gehele organisatie hiervan kan profiteren. Om de brug te slaan tussen BICC en werkvloer is de rol van data steward onmisbaar. Deze faciliterende persoon heeft de capaciteiten om gegevens correct te interpreteren en te valideren, zodat de rest van de organisatie zich niet meer om de datakwaliteit hoeft te bekommeren.

Betekent dit dat er straks alleen nog losse data modellen te vinden zijn binnen een organisatie? Nee, mijns inziens blijft er altijd een rol bestaan voor een Enterprise BI oplossing, waarin die ene versie van de waarheid staat gebaseerd op de algemene bedrijfsdefinities. Echter, Self-Service BI tools veranderen het landschap wel. Het BICC hoeft niet elk verzoek te integreren in de Enterprise BI oplossing, wat veel tijd, geld en inspanning scheelt. Voor sommige vraagstukken volstaat een kleinschalige BI oplossing, die men bij voorkeur onderling deelt via een aangeboden bedrijfsplatform.

Belangrijk is dus dat men binnen de organisatie weet waar men welke data set kan vinden. Hier ligt wel een essentiële rol voor het BICC. Hoe sneller medewerkers hun informatie weten te vinden, hoe minder druk er op het BICC komt te staan. Dit is precies hetgeen het BICC moet faciliteren en monitoren, zodat er een continu kruisbestuiving is tussen de Enterprise BI oplossing en alle zelfgefabriceerde, kleinschalige data modellen. Zorgen dat alle data modellen te vinden zijn op één locatie en doorzoekbaar zijn is een mooie eerste stap, bijvoorbeeld door gebruik te maken van Azure Data Catalog. Een dergelijke applicatie slaat de metadata van alle aangeboden informatiebronnen op, maakt dit doorzoekbaar en faciliteert de connectie naar de gewenste bron. Hierdoor is het BICC in staat om veel verschillende bronnen centraal aan te bieden en hoeft daardoor niet bang te zijn voor een terugkerende Excel Hell.

Wouter Volkeri