8 redenen om de CC te vermijden

RSS
Follow by Email
Facebook
LinkedIn

Bij veel bedrijven draait het emailverkeer op volle toeren. Niet alleen heeft het telefonisch contact met klanten en leveranciers plaats gemaakt voor het digitale berichtenverkeer, ook intern pingpongen de berichten in groten getale over en weer. De Carbon Copy (CC) adresseringen vormen vaak een relatief hoog percentage van het totaal, terwijl niet iedereen hier op zit te wachten. Laten we eens in de gedachte van de ontvanger kruipen.

1) Ik lees het toch niet!
Door de overvloed aan emails zoekt men automatisch naar manieren om de grote hoeveelheid terug te brengen naar een overzichtelijk geheel. Emails met een CC-adressering komen – na het verwijderen van de spam – als eerst in aanmerking om te parkeren. Sommige medewerkers creëren zelfs een aparte map in hun mailbox waar emails met een CC-adressering automatisch in verdwijnen.

 2) Ik sta naast je!
Persoonlijk contact lijkt sinds het digitale tijdperk steeds schaarser te zijn. Voor alle soorten communicatie is tegenwoordig wel een medium te vinden, waarvan email in het bedrijfsleven veruit de meest gebruikte is. Het praktische nut van een email lijkt echter soms uitermate laag ten opzichte van persoonlijk contact. “Koffie?”

 3) Ik ben niet verantwoordelijk!
Om de harde persoonlijke confrontatie te vermijden is email bij uitstek een goed alternatief om je kritische mening te verwoorden. Om het bericht kracht bij te zetten is het inkopiëren van één of meerdere leidinggevenden een veel gebruikt instrument. Wanneer de ontvanger er ook voor kiest zijn eigen leidinggevende – en alle reeds betrokken personen – te voorzien van een antwoord schuift de discussie automatisch een ladder op in de hiërarchie, terwijl het helemaal geen escalatie betreft.

4) Ik heb andere behoeftes!
Werken op verschillende niveaus brengt verschillende informatiebehoeftes met zich mee. Te allen tijde informatie ontvangen over detailzaken waar je helemaal niet op zit te wachten roept slechts frustratie op. De kans bestaat zelfs dat je door de bomen het bos niet meer ziet.

5) Ik wil een korte update!
Een vergadering is de ideale plaats voor de uitwisseling van argumenten om aansluitend tot een beslissing te komen. In 10 minuten vergaderen bereik je soms meer dan in uren heen en weer pingpongen via de email. Daarnaast heeft iedereen aan de vergadertafel dezelfde actieve rol, terwijl een email onderscheid maakt tussen actieve en passieve deelnemers (CC).

6) Ik snap het niet meer!
Ondanks dat CC-berichten veelal ter informatie zijn kan de onzekerheid bij de ontvanger toeslaan. Wanneer de reactie van de geadresseerde bijvoorbeeld lang op zich laat wachten ontstaat een situatie dat de drang om vanuit de CC te reageren toeneemt.

7) Ik ken jou helemaal niet!
Een email beantwoorden met veel onbekende mensen in de CC kan knap lastig zijn. Welke positie bekleden ze? En welk belang hebben ze bij de ontvangst van deze email? Hierdoor is het lastig om de email in de juiste context vorm te geven.

8) Ik hoef niet met iedereen in discussie!
Wanneer er echt sprake is van een CC-cultuur staat zo’n beetje heel het bedrijf in de CC van iedere email. En iedere ontvanger heeft over het algemeen een mening. Het beslissingsproces loopt hierdoor vertraging op, want hoe meer meningen hoe meer discussie.

Ondanks dat er tal van redenen te bedenken zijn om de CC te vermijden hoeft het niet per definitie verkeerd te zijn de functie te gebruiken. Besef echter wel dat de CC soms meer nadelen dan voordelen heeft, dus ga er zorgvuldig mee om. En wat betreft de BCC? Not done!

Wouter Volkeri